Loading...
SCHERTZ PARKS REC BYLAWS approved 7-22-13  BYLAWS OF THE  Park and Recreation Advisory Board  ARTICLE 1   NAME  The name of the Board is the Parks and Recreation Advisory Board.  Herein it will be referred to as the  Board.   ARTICLE 2   PURPOSE AND DUTIES  The purpose of the Board is to advise the City Council and the City Manager regarding:  1.  The acquisition, development, improvement, equipment, and maintenance of city parks and public  playgrounds;  2.  The future development of city parks, playgrounds, and recreational facilities, and the purchase of  additional land for those purposes; and  3.  Improvement in the maintenance, operation, and general welfare of the city’s parks, playgrounds,  and recreational facilities and their use by the public.  The Board shall outline a general plan of development for new parks and playgrounds, including  landscaping, roads, trails, buildings and equipment.  The Board shall submit the plan to the Planning &  Zoning Commission and the City Manager for detail development, and the City Manager shall then  submit the plan to the City Council for approval.  The Board shall promote close cooperation between the City and private citizens, institutions and  agencies interested in or conducting recreational activities, so that all recreational resources within the  City may be coordinated to secure the greatest public welfare.  The Board shall perform other duties as prescribed by the City Charter or as directed by city council.  ARTICLE 3  MEMBERSHIP  1.  The Board is comprised of nine members and two alternate members appointed by the City Council.  2.  All members serve at the discretion of the City Council.  3.  Board members serve for a term of two years beginning on the 31st of May on the year of  appointment.    4.  An individual Board member may not act in an official capacity except through the action of the  Board.  5.  A Board member who is absent for three consecutive regular meetings or one third of all regular  meeting in a “rolling” twelve month timeframe automatically vacates the member’s position.   This does  not apply to an excused absence due of a Board member.  Attendance may be excused on a case by case  basis for reasons such as    a.  Illness or injury of the Board member or  an illness or injury of a Board member’s immediate  family, or the birth or adoption of the Board member’s child for 90 days after the event.   b. Absence due to work or work related travel    c. Absence due to a planned vacation   d. Inability to attend a meeting called by the Board on short notice.   6.  The Board member must notify the city staff liaison of the reason for the absence not later than the  date of the next regular meeting of the Board.  Failure to notify the liaison before the next regular  meeting of the Board will result in an unexcused absence.  7.  At each meeting, each Board member shall sign an attendance sheet which indicates that the  member does not have a conflict of interest with any item on that agenda, or identifies each agenda  item on which the member has a conflict of interest.  Failure to sign the sheet results in the members  being counted as absent and his or her vote not counted.  8.  A member who seeks to resign from the Board shall submit a written resignation to the chair of the  Board, staff liaison or city secretary’s office.  If possible, the resignation should allow for a thirty day  notice so city council can appoint a replacement.  ARTICLE 4   OFFICERS  1.  The officers of the Board shall consist of a chair and vice chair.  2.   Officers shall be elected annually by a majority vote of the Board at the first regular meeting after  May 31st of each year.  In the event a current officer becomes ineligible to serve as an officer, the Board  may hold an emergency election as needed.  3.  The term of office shall be one year, beginning on June 1st of the year and ending on May 31st of the  following year.  An officer may continue to serve until a successor is elected.  A person may not serve as  an officer in a designated position of a Board for more than three consecutive one year terms.  A person  who has served as an officer in a designated position of a Board for three consecutive terms is not  eligible for reelection to that designates office until the expiration of two years after the last date of the    person’s service in that office.   The Board may override the term limit provision for an officer by an  affirmative vote of two thirds of the authorized voting Board members.  4.  A Board member may not hold more than one office at a time.  ARTICLE 5   DUTIES OF OFFICERS  1.  The chair shall preside at Board meetings, appoint all committees, represent the Board at ceremonial  functions and approve each final meeting agenda.  2.  In the absence of the chair, the vice‐chair shall perform all duties of the chair.  ARTICLE 6  AGENDAS  1.  Two or more Board members may place an item on the agenda by oral or written request to the staff  liaison at least five days before a scheduled meeting.  After first consulting with and receiving input from  the staff liaison, the chair shall approve each final meeting agenda.  2. The Board liaison shall post the meeting agenda as directed in the City Charter.  3.  Posting of the agenda must comply with Texas Government Code Chapter 551 (Texas Open Meeting  Act).  ARTICLE 7  MEETINGS   1. The Board meetings shall comply with Texas Government Code Chapter 551 (Texas Open Meeting  Act).  2.   The Board meetings shall be governed by Robert’s Rules of Order.  3.  The Board may not conduct a closed meeting without the approval of the city attorney.  4.  The Board shall meet monthly on the 3rd Monday of each month.  In June of each year, the Board  shall adopt a schedule of meeting for the upcoming term, including makeup meeting for dates  conflicting with scheduled holidays.  5.  The chair may call a special meeting, and the chair shall call a special meeting if requested by three or  more members.  The call shall state the purpose of the meeting.  The Board may not call a meeting in  addition to its regular scheduled meeting as identified in its adopted meeting schedule, more often that  once a quarter, unless the meeting is required to comply with a statutory deadline or a deadline  established by City Council.     6.  Five (5) Board members shall constitute a quorum.  7.  If a quorum for a meeting does not convene within one‐half hour of the posted scheduled time for  the meeting, the meeting may not be held.  8.  To be effective, a Board action must be adopted by an affirmative vote of the number of members  necessary to provide a quorum.  9.  The chair shall have the same voting privileges as any other member.  10.  The Board shall allow citizens to address the Board on agenda items and during a period of time set  aside for citizen communications.  The chair may limit time to speak to three minutes.  11.  The staff liaison shall prepare the Board minutes.  The minutes of each Board meeting must include  the vote of each member on each item before the Board and indicate whether a Board member is  absent or failed to vote on an item.  12.  The City Secretary shall retain agenda, approved minutes, internal review reports and bylaws.  The  Parks, Recreation and Community Services Department shall retain all other Board documents.  All  documents generated by the Board are considered public records under Texas Local Government Code  Chapter 552 (Texas Public Information Act).  13.  The chair shall adjourn a meeting not later than 10 p.m. unless the Board votes to continue the  meeting.  ARTICLE 8  COMMITTEE  COMMITTEES  1.  A committee must be established by an affirmative vote of the Board.  A committee cannot meet  until its creation is approved by the Board.  Each committee shall consist of at least three Board  members appointed by the chair.  A staff member shall be assigned to each committee by the Director  of the Parks, Recreation and Community Services.  2.  The Board chair shall appoint a Board member as the committee chair, with the member’s consent.  3.  A majority of the total number of appointed committee member’s constitutes a quorum,  4.  Each committee shall meet on a regularly scheduled basis, as least quarterly.  5.  Each committee shall make an annual report to the Board at the June meeting  6.  Committee meetings must be posted in accordance with Texas Government Code Chapter 551 (Texas  Open Meeting Act).      7.  At each committee meeting, a committee member must sign in on a sheet provided and shall  indicate that the member does not have a conflict of interest with any item on the committee meeting  agenda, or identify each agenda item on which the member has a conflict of interest.    ARTICLE 9  PARLIAMENTARY AUTHORITY  The rules contained in the current edition of Roberts Rules of Order shall govern the Board in all cases to  which that are applicable, except when inconsistent with these bylaws or with special rules of  procedures which the Board or City Council  may adopt.  ARTICLE 10  AMENDMENT OF BYLAWS    A bylaw amendment is not effective unless approved by the Board at a regularly scheduled meeting.  These bylaws were approved by the Parks and Recreation Advisory Board at their meeting held on July  22, 2013.